Virtuaalifasilitoinnissa on omat virtuaalisuuden eli verkon välityksellä toimimisen mukanaan tuomat erityispiirteensä. Lyhyesti sanottuna virtuaalifasilitoinnin merkittävimmät erityispiirteet ovat keskittymiskyvyn hallinta ja tekniikka eli etätyöohjelmat.
Läsnäolo – Ryhmätyöskentelyn tärkein asia, eli osallistujien läsnäolo, on erilaista. Etätilaisuudessa aktiivisesti läsnä oleva pitää mielellään kameraa päällä ja mikkiä auki, katsoo suoraan näyttöön, nyökkäilee ja reagoi tehtäviin nopeasti. Etäisemmin mukana oleva osallistuja sen sijaan pitää mieluummin kameran pois päältä, on paljon mykistettynä sekä reagoi hitaasti esim. pyydettäessä osallistujia kommentoimaan chättiin.
Yhtäaikainen keskustelu – Etätilaisuuksissa keskustelua käydään usein yhtäaikaisesti puhumalla mikkiin ja kirjoittamalla chättiin. Luennon aikana fasilitaattori ja luennoitsija puhuvat toisilleen ja osallistujilleen mikkien kautta. Samaan aikaan osallistujat keskustelevat toisilleen sekä fasilitaattorille ja luennoitsijalle chätin kautta. Tämä yhtäaikainen keskustelu toimii hyvin, kun chätissä on lähinnä kysymyksiä luennosta ja lyhyitä viestejä. Erityisesti chätissä jaetut ahaa-elämykset toimivat ja nostattavat innostunutta fiilistä. Virtuaalifasilitaattorin on kuitenkin syytä tarkkailla chätkeskustelua; yhtäaikaisessa keskustelussa on se vaara, että jos chätissä on paljon pitkiä viestejä, osallistujat lukevat niitä samalla tippuen kärryiltä, mitä itse luennolla kerrotaan.
“Kärryiltä tippuminen” – onkin koko ajan tärkeä huomioida. Perinteisesti samassa huoneessa ollessa kokeneempi fasilitaattori huomaa heti osallistujan ilmeestä, että nyt jotain meni ohi ja on syytä kerrata ohjeistusta. Virtuaalifasilitaattori ei näe samaan tapaan osallistujien mikroilmeitä ja siksi onkin tärkeää ymmärtää, että esim. uutta etätyöohjelmaa käytettäessä tällainen kärryiltä tippuminen tapahtuu helpommin ja osallistujilta kannattaa tasaiseen tahtiin kysyä, että onko ohjeistus ymmärretty.
Keskittymiskyvyn hallinta – Etänä ryhmätyöskentely ei ole meille luonnollista ja keskittyminen on hieman haastavampaa. Uusien ohjelmien käyttäminen vie osan energiasta ja etätyöpiste voi sijaita kotona, jossa vaikkapa koira vie hurmaavuudellaan sekä haukkumisellaan osan huomiosta. Lisäksi vielä sähköpostit ja instagramit, joita ihan vähän tekisi mieli kesken etätilaisuuden vilkaista. Virtuaalifasilitoinnissa onkin erityisen tärkeää suunnitella tilaisuus mukaansa tempaavasti, rytmikkäästi ja osallistavasti, jotta osallistujan aika kuluu kuin siivillä.
Tilan hallinta – Etätyöpisteet tuovat muitakin erityispiirteitä virtuaalifasilitointiin lemmikkien läsnäolon lisäksi. Etänä on omat etätyöpisteet, omat tietokoneet, omat ympäristöt ja omat erilaiset tilanteet. Jokaisella on erilainen näyttö ja siksi esim. esitysmateriaalien fonttikoot ja näkyminen pitää huomioida tarkemmin. Perinteisesti kun ollaan samassa huoneessa ja fasilitaattori näyttää PowerPoint-esitystä, hän osaa arvioida kuinka kaikki osallistujat ympäri huonetta näkevät esityksen, mutta virtuaalifasilitaattorin pitää tässäkin olla eri tavalla tarkkana. Hyvä etukäteen tehty ohjeistus saa hommat sujumaan hyvin; ja lisäksi virtuaalifasilitaattori voi osallistua tilaisuuteen kahdella eri tietokoneella, jolloin hän voi toisesta koneesta osallistua fasilitaattorina ja toisesta sivusilmällä katsoa, miltä tilaisuus näyttää osallistujan ruudulla.
Etätyöpisteiden tilan hallinnassa erityspiirteitä on myös se, että mikkien hallinta ja pienryhmiin jakaminen sujuvat mukavan sukkelasti. Jos joku saa vaikka hallitsemattoman yskän, samassa huoneessa ollessa sitä on vaikea olla huomaamatta; etänä sen sijaan virtuaalifasilitaattori voi heti käydä mykistämässä yskivän osallistujan mikin ennen kuin muut osallistujat kunnolla asiaa huomaavatkaan. Pienryhmätyöskentely on myös osallistujalle erityisen helppoa. Kenenkään ei tarvitse kävellä huoneesta toiseen muistiinpanovälineitä kantaen, vaan virtuaalifasilitaattori saa nopeasti klikkailtua osallistujat juttelemaan keskenään eri pienryhmissä ja koko porukalla vuoron perään. Etätilaisuuksissa kannattaakin käyttää paljon pienryhmätyöskentelyä.
Helppo osallistua – Moni kokee etätilaisuuksiin osallistumisen helppona, kun ei tarvitse liikkua paikasta toiseen vaan voit osallistua vaikka kotisohvalta. Etätilaisuudet mahdollistavat helpon osallistumisen ja tilaisuuden kohderyhmä ei ole enää paikkakuntaan rajoittunut – Helsingistä käsin järjestettävään tilaisuuteen on ihan yhtä helppoa osallistua niin helsinkiläisen kuin kuopiolaisenkin.
Osallistumisen helppoudella on myös kääntöpuolensa. Helppo tulla – helppo lähteä. Etätilaisuuteen on vaivatonta tulla sillä ajatuksella, että jos tilaisuus ei vastaakaan omia tarpeita, lähtee pois kesken. Tämä kannattaa huomioida suunnitellessa osallistujamäärää ja pienryhmien kokoja. Palaute on arvokasta myös näiltä jaloillaan äänestäneiltä eli kesken pois lähteneiltä – kysy heiltä millaista tilaisuutta he odottivat ja toivoivat.
Viimeisimmät kommentit