Ryhmätyöskentelyä ja keskustelua kannattaa aina suunnitella etukäteen ja johtaa. Matka onnistuneeseen tilaisuuteen alkaa hyvällä suunnittelulla. Virtuaalifasilitointia tarvitaan erityisesti, koska etäryhmätyöskentely on edelleenkin monelle suhteellisen uutta ja arkea helpottavat rutiinit ovat vasta muodostumassa.

Virtuaalifasilitoinnin päätarkoitus on suunnitella ja johtaa etätilaisuus niin, että tilaisuudessa saavutetaan sille etukäteen sovitut tavoitteet. Virtuaalifasilitointia tarvitaan siis tilaisuuden tavoitteisiin pääsemiseksi.

Virtuaalifasilitointia tarvitaan myös siksi, että etätyöskentelyssä on monelle vielä paljon opittavaa. Työtavat ja ohjelmat kehittyvät koko ajan ja onkin tarpeen, että osallistuminen tehdään mukavaksi ja helpoksi samalla uutta oppien.

Keskittyminen etätilaisuuksissa on toisinaan haastavaa, kun tekisi mieli lukea sähköposteja sun muuta samalla. Virtuaalifasilitointi ottaa tämän huomioon ja tilaisuus suunnitellaan, rytmitetään ja johdetaan siten, että tilaisuus on niin mukaansatempaava, että osallistuja ei tule ajatelleeksikaan sähköposteja.

Yksi merkki hyvästä virtuaalifasilitoinnista on se, että tilaisuuteen uskaltaa osallistua myös ilman sen kummempaa kokemusta käytettävistä ohjelmista. Virtuaalifasilitaattorin selkeiden hyvien ohjeiden avulla kuka tahansa uskaltaa mukaan. Ja olisikin harmi, jos etätilaisuuksista jäätäisiin pois sen takia, että etäohjelmien käyttö pelottaa.